Berikut beberapa pengertian sederhana istilah-istilah yang sering didengar di Kantor Notaris, yaitu :
AKTA :
-adalah dokumen otentik yang dibuat oleh Notaris, isinya dapat dipertanggung jawabkan dan para pihak juga telah dikenal melalui identitasnya. Dibuat sebagai Minuta dan Salinan. Nomor Akta bermula dari 01 setiap bulannya.
MINUTA :
adalah akta yang ditanda tangani para penghadap, saksi-saksi dan Notaris. Minuta disimpan oleh Notaris menjadi dokumen rahasia dan dijaga. Dibundel per 50 Nomor akta (dijahit). Minuta berisi dokumen-dokumen yang tersebut di dalamnya, copy ataupun asli sesuai penyebutan dan keperluan. Terutama berisi copy identitas para penghadap (KTP, Passport). Umumnya berisi persyaratan yang diperlukan. Minuta tidak boleh difotocopy.
SALINAN AKTA :
– adalah akta yang ditandatangani hanya oleh Notaris. Dicetak sesuai dengan keperluan, akan tetapi apabila hilang harus ada laporan kehilangan dari kepolisian untuk dicetak lagi.
WAARMERKING :
– adalah register/pendaftaran asli dokumen di bawah tangan yang telah ditandatangani oleh para pihak. Manfaatnya bahwa Notaris hanya menjamin bahwa dokumen tersebut pernah ada dan bentuk isinya sesuai yang disimpan Notaris. Nomor Waarmerking bermula dari angka 01 setiap tahunnya.
Penulisan Nomor Waarmerking : Reg.01/2014
LEGALISASI :
– adalah melegalkan/persaksian Notaris terhadap penandatanganan asli dokumen di hadapan Notaris, sehingga Notaris menjamin kebenaran identitas para pihak dan waktu penandatanganan. Notaris menyimpan copy dokumen yang telah dilegalisasi dan copy identitas para pihak. Nomor Legalisasi bermula dari angka 01 setiap tahunnya.
Penulisan Nomor Legalisasi : Leg. 01/2014
FOTOKOPI SESUAI ASLI / LEGALISIR :
– adalah keterangan Notaris bahwa asli dokumen pernah diperlihatkan sehingga untuk itu klien harus membawa dokumen asli untuk diperlihatkan. Fotokopi Sesuai Asli ini tidak memiliki penomoran dokumen.
REPERTORIUM :
– adalah pelaporan tiap bulannya oleh Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah Notaris sesuai dengan Daerah Kerja Notaris.
CAP NOTARIS :
– adalah cap/stempel Garuda, Lambang Republik Indonesia yang hanya mendampingi tandatangan dari Notaris.
CAP ALAMAT :
– adalah cap/stempel alamat kantor Notaris yang digunakan untuk mendamping tanda tangan staff di kuitansi / tanda terima.
SURAT KELUAR :
– adalah Surat yang ditulis/cetak di Kop Surat Notaris dan memiliki Nomor Keluar bermula 01 setiap bulannya. Penulisan Nomor dengan format :
01 / NOT / (Bulan dengan angka Romawi) / (Tahun).
Mis : 01/NOT/V/2014
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pengertian Akta otentik berdasarkan Pasal 1868 KUH Perdata adalah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat.
Sedangkan menurut Pasal 1875 jo. 1876 KUH Perdata, akta di bawah tangan, jika tanda tangan atau tulisan di dalam akta itu tidak dimungkiri kebenarannya, maka akta tersebut serupa dengan dengan akta otentik bagi yang menandatanganinya, ahli warisnya serta para pihak penerima hak dari mereka.
makna sirkuler dengan mengacu pada makna dari keputusan yang diedarkan/sirkuler (Circular Resolution) sebagaimana yang terdapat dalam Pasal 91 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UU PT”). Sebagaimana yang dijelaskan dalam artikel Sifat Mengikat dan Kekuatan Hukum Keputusan Sirkuler Pemegang Saham, pasal tersebut secara singkat mengandung arti bahwa pengambilan suatu keputusan di luar Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dapat dilakukan dengan cara tanpa bertemu fisik, yang dilakukan secara tertulis dan di bawah tangan oleh seluruh para pemegang saham dan dengan persertujuan atas usulan sirkuler tersebut secara bulat (100%) oleh seluruh pemegang saham.
Dari pasal tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan ditandatangani secara sirkuler ialah penandatanganan suatu perjanjian tanpa dihadiri oleh salah satu pihak, baik dalam hal salah satu pihak tidak hadir ataupun salah satu pihak tidak dapat menghadap untuk menandatangani akta secara bersamaan. (Notaris menghadap sendiri2 kepada peserta yang mentandatangani Akta Tersebut)
Berdasarkan permasalahan dalam perjanjian kerja sama antara bank dengan developer seperti yang telah kami kutip di atas, kami asumsikan bahwa perjanjian kerja sama yang Anda tanyakan dibuat dengan akta otentik. Oleh karena itu, mekanisme pembuatannya pun harus sesuai dengan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (“UUJN”) berikut aturan perubahannya.
Salah satu mekanisme pembuatannya yang juga merupakan inti dari pertanyaan Anda adalah mengenai pembacaan dan penandatanganan akta. Terkait hal itu, maka Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (“UU 2/2014”) mengatur bahwa salah satu kewajiban notaris dalam menjalankan jabatannya adalah:
membacakan Akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris;
Hal ini ditegaskan kembali dalam Pasal 44 ayat (1) sampai (4) UU 2/2014 yang berbunyi:
1. Segera setelah Akta dibacakan, Akta tersebut ditandatangani oleh setiap penghadap, saksi, dan Notaris, kecuali apabila ada penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangan dengan menyebutkan alasannya;
2. Alasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dinyatakan secara tegas pada akhir Akta;
3. Akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) ditandatangani oleh penghadap, Notaris, saksi, dan penerjemah resmi;
4. Pembacaan, penerjemahan atau penjelasan, dan penandatanganan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (3) serta dalam Pasal 43 ayat (3) dinyatakan secara tegas pada akhir Akta.
Karena perjanjian merupakan akta para pihak (partij acte) dalam arti salah satu unsur autentisitasnya adalah kehadiran dan tanda tangan para penghadap, maka sudah selayaknya apabila notaris tidak akan pernah membuat (meresmikan) akta tersebut tanpa kehadiran salah satu pihak, misalnya, kreditor (pihak bank) yang dalam hal ini diwakili oleh pimpinan atau pejabat bank yang mempunyai kewenangan untuk itu.[3]
Dalam pembuatan akta otentik, merupakan syarat mutlak bagi mengikatnya akta tersebut.[4] Selain dilakukan padapenandatanganan akta merupakan bukti bahwa akta itu mengikat bagi para pihak sehingga penandatanganan pembuatan akta otentik, proses penandatanganan di hadapan notaris juga berlaku bagi pembuatan akta di bawah tangan yang dilegalisasi sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a UU 2/2014.
a. Pada dasarnya, manfaat dari penandatanganan akta itu sendiri adalah:[5]
b. Pada saat-saat terakhir dalam proses meresmikan (varlijden) akta, notaris masih diberi kesempatan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahannya sendiri yang sebelumnya tidak terlihat.
c. Para penghadap diberi kesempatan untuk bertanya apa yang kurang jelas bagi mereka.
d. Untuk memberikan kesempatan kepada notaris dan para penghadap pada detik-detik terakhir, sebelum akta itu selesai diresmikan dengan tanda tangan mereka, para saksi-saksi dan notaris, mengadakan pemikiran ulang, bertanya dan jika perlu mengubah bunyi akta.
Oleh karena dalam pembuatan akta baik otentik maupun akta di bawah tangan yang dilegalisasi penandatanganannya wajib dilakukan di hadapan notaris, maka secara normatif tidak dimungkinkan apabila dilakukan secara sirkuler, yaitu tanpa kehadiran salah satu pihak ataupun salah satu pihak tidak dapat menghadap di waktu yang bersamaan.
Apabila proses penandatanganan tetap dilakukan secara sirkuler, yang berarti melanggar ketentuan yang telah kami jelaskan sebelumnya, maka sesuai dengan ketentuan Pasal 16 ayat (9) jo. Pasal 44 ayat (5) UU 2/2014, hal tersebut mengakibatkan suatu akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada notaris.
Akibat hukum dari akta yang turun menjadi akta di bawah tangan tersebut adalah kekuatan pembuktiannya menjadi tidak sempurna dan rentan akan masalah dalam hal terjadi wanprestasi oleh debitur.[6]
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Berdasarkan : UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 2 TAHUN 2014
TENTANG
PERUBAHAN ATAS UNDANG-UNDANG NOMOR 30 TAHUN 2004 TENTANG JABATAN NOTARIS
“BAB VIII
PENGAMBILAN FOTOKOPI MINUTA AKTA DAN PEMANGGILAN NOTARIS”
35. Ketentuan ayat (1) Pasal 66 diubah dan ditambah 2 (dua) ayat, yakni ayat (3) dan ayat (4) sehingga Pasal
66 berbunyi sebagai berikut:
“Pasal 66
(1) Untuk kepentingan proses peradilan, penyidik, penuntut umum, atau hakim dengan persetujuan
majelis kehormatan Notaris berwenang:
a. mengambil fotokopi Minuta Akta dan/atau surat-surat yang dilekatkan pada Minuta Akta atau
Protokol Notaris dalam penyimpanan Notaris; dan
b. memanggil Notaris untuk hadir dalam pemeriksaan yang berkaitan dengan Akta atau
Protokol Notaris yang berada dalam penyimpanan Notaris.
(2) Pengambilan fotokopi Minuta Akta atau surat-surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,
dibuat berita acara penyerahan.
(3) Majelis kehormatan Notaris dalam waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak
diterimanya surat permintaan persetujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib memberikan
jawaban menerima atau menolak permintaan persetujuan.
(4) Dalam hal majelis kehormatan Notaris tidak memberikan jawaban dalam jangka waktu
sebagaimana dimaksud pada ayat (3), majelis kehormatan Notaris dianggap menerima permintaan
persetujuan.”